2013年7月21日 星期日

《不拖延工作術:改變150萬人、數百家大公司受惠的高效率祕技》書摘

作者:傑夫.戴維森
原文作者:Jeff Davidson
譯者:周沛郁
出版社:大是文化
出版日期:2012年10月02日
語言:繁體中文 ISBN:9789866037559
裝訂:平裝

拖延的定義:只要讓重要性低的事情或工作阻礙了重要的事情、工作進行,就是在拖延。

書中所提許多秘訣可能會互相矛盾,看起來有效的策略,時間一久也可能失效。不過因為不同的人、在不同時間點、不同的狀況,本來就可以適用不同的技巧跟策略。


秘訣一:你只是需要一個「開始」

「寫作障礙」的排除建議:
  1. 想像自己寫完最後一句的情景
  2. 整理工作環境
  3. 列出你的想法(綱要、關鍵字、或是自由書寫)
  4. 動筆寫個幾分鐘
秘訣二:正面對決拖延的心態

找出自己恐懼的原因。不要堅持完美主義。

有道理的拖延:
  • 沒必要做的事
  • 沒必要由你來做的事
  • 沒必要照這種方法做的事
  • 沒必要在這個時間點做的事
秘訣三:換個角度看事情

「平凡的工作怎能讓人感到振奮呢?」可是,通常最重要的並不是事情本身,而是它代表的事物,可能包括:
  • 遵守承諾
  • 展現專業
  • 維持個人紀律
  • 作別人的榜樣
  • 打破過去的障礙
別忘了,即使最小粒的種子,最終都能豐收。

秘訣四:拖延的事,找出隱藏的意義

「他們只是在砌磚頭,我卻在幫忙建造榮耀上帝的教堂。」認真快樂的工人說。
找出想拖延事情背後更重要的意義,對自己、對他人、對團隊、對組織、對社會 ...

秘訣五:記住,我們可不是蓋的!

不妨挖出你因工作獲得好評而收到的讚美信;回顧你「克服萬難」後,開始進行之後的成績,還有完成計畫之後,感覺多有成就感。

秘訣六:想像你成功的過程。

除了想像成功過程外,也可以找一個榜樣,想像自己如果是他會怎麼做。

秘訣七:盡情恐懼,然後開始動手。

秘訣八:不要說會限制自己的話。

「應該」、「必須」、「應當」這種字眼,都帶著負面的聯想。將這些字眼改成「決定」、「想」、「會」吧。把被動的意義轉換成自己主動的決定。
例如:我必須在星期四完成報告  --> 我會在星期四完成報告。 

秘訣九:先放著,就做其他事情吧。

關鍵在於,你拖延的期間,也要繼續做其他還算重要的事,而不要只會混時間。

秘訣十:對自己說正面的話。

秘訣十一:你最想做的事?目標如何設定?

優先事項太多,就難以一一照顧到。促成優先事項的,是目標。單一優先事項可能涉及多個目標。
設定目標不夠精準,沒有明確定義,目標就會失敗。

秘訣十二:當成自己的事。

執行的目標可以由別人幫你設定,重點是你要將其當作是自己的目標。有一個小方法判斷,想像你失去這個目標的情境,或者此一目標被中止。如果你覺得不滿或憤怒,那這個目標就是屬於你的。反之,如果目標可有可無,那麼你會拖延也不意外了。

秘訣十三:整理資料,就能找到處理好時機。

整理資料,放進文件夾、裝訂資料,或是整理東西的次序,通常是克服拖延、先發制人的妙招。
暫時不想看到的文件,可以先收起來,以後再處理。你並沒有延後處理過剩的事情,只是等待更好的時機重新審視。
(也有可能隨著時間經過,問題自己獲得解決)

秘訣十四:整理好書桌,準備工作

每天下午你整理辦公桌時,自然就必須決定隔天要做的事情。
可以利用一天工作結束,步調緩慢、或是疲倦的時候重新整理檔案。

秘訣十五:把你的甲板淨空,你才能專注。

規劃你的辦公室和辦公桌,讓你能忽略其他次要的事情,更專注手邊的工作。
東西排列整齊,眼前只放手邊要做的事。

秘訣十六:把準備工作先做好

先解決較小的任務,再處理較龐大的工作。
先做好準備功課,可以讓你策劃程序。

秘訣十七:找出你的高效率地盤

回想自己高效率工作的經驗,找出可能的規律。
尋找自己在什麼情境、地點、時間跟環境下,能夠高效率工作。
然後讓自己待在自己的「地盤」當中。

秘訣十八:分心的事愈少愈好

可以藉由「逃離」日常瑣事,不接電話、不上網等,給自己一段不受打擾的時間。
成功的人擁有從容自得的能量,這種能量讓他們能長時間工作,投入複雜的問題,而且專注在手邊的事情上。

秘訣十九:躲起來工作

有時候就是必須躲起來,才能全心工作。

秘訣二十:別再等待「完美時機」

大部分的事情都沒有絕對的完美時機。最好的時機就是當下動手。

秘訣二十一:好氣味,帶來工作力

氣味具有很強大的力量,而且常常比你想像的還要能刺激人行動。芳香治療作用的機制,就是影響人體神經的運作。
而有些氣味可以讓你馬力十足。

秘訣二十二:聽出激勵效果,採取行動

利用時間,聆聽能鼓舞及激勵你採取行動的訊息。例如利用通勤時間聽學習節目或錄音。

秘訣二十三:擺脫資訊過量,才能下決心

更多資料並不代表就能產生更好的答案,所以別讓資訊過量使你拖延。
如果你已經四十歲了,做決定時就有四十年的背景資料支持。這時你的直覺就不是一時興起,而是依據你有生之年學到的一切。
在累積了六成的資料時,依照資料跟經驗、直覺做出決定,而不是等到「確實」的資訊都完備後才決定。

秘訣二十四:過一陣子,事情會比較好辦嗎?

如果評估等一陣子,事情不會變好辦,那麼最容易處理這件事的時機,就是當下。
即時處理一些小事,免得小事累積起來變成「待辦事項」。

秘訣二十五:別想高不高興,做就是了

秘訣二十六:找到可以分享,又能問問題的盟友

有了可以分享對世界現狀看法與反思、又能問問題的好盟友,你就比較不容易陷入膠著。

秘訣二十七:別等待「好心情」

專業人員眼中,等待「有心情」再做事,是大部分人都負擔不起的奢侈品。
服務業的專業人員不能等心情好才服務他人。醫師也不能等心情好才按照預約看診。拳擊手出賽當晚可以看心情決定要不要上場嗎?
專業的人不需要等到有心情才能開始做事。採取行動的本身通常就有激勵作用,因此開始處理之後心情一定會變好。

秘訣二十八:開機、找對人的借力好處

找出事務中比較簡單,能迅速完成的元素。(就像電腦的開機)
與其因為困難而拖拖拉拉,不如去找有能力、能信賴的人求助。

秘訣二十九:只要十分鐘,幫自己預習

趁事情「不緊急」的時候,注意對事情有用的事物,或是寫筆記、列概略綱要。
提早預習事情,可以讓自己在起頭時迅速進入狀況。

秘訣三十:倒吃甘蔗,先苦後甘

先處理看起來不太吸引人的部分,也是一種可行的策略。
如果先做喜歡的部分,留下不喜歡的部分,也可能造成自己的拖延。


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